Überraschenderweise hat noch niemand eine Vorlage für solch ein Schreiben veröffentlicht (jedenfalls habe ich keins gefunden)?
Überraschend? Nicht wirklich...
Es gibt grundsätzlich keine Rechtsberatung in Foren / auch in diesem Forum nicht.
Empfehlungen kannst Du natürlich versuchen zu generieren.
In der Regel wird aber - bei ernsthaften Problemen - nur der Weg zum Anwalt einen Erfolg bringen.
Erste Empfehlung:
Reden, mit den richtigen Ansprechpartnern und Entscheidungsträgern am Ort des Geschehens.
Wenn eine Einigung erzielt worden ist, schriftlich fixieren.
Ich bin kein Anwalt, möchte auch keiner werden - aber auch keinen bezahlen für so etwas.
Zweite Empfehlung:
Rechtschutzversicherung abschließen und in diesem Fall (falls
Reden nicht zum Erfolg führt) nicht am falschen Ende sparen.
Gutes Gelingen 
